面接案内メールの返信方法：承諾メールの例文
Masoud Rezakhnnlo
著者
面接案内メールにどう返信するかを、承諾の例文、日程確認の書き方、日程変更をお願いするときの文面付きで分かりやすく解説します。
主なポイント
- 面接の招待を受ける際のマナーを、電話、オンライン、対面など、形式を問わず事前に理解しておきましょう。
- 面接を受ける際は、迅速、丁寧、かつプロフェッショナルな態度を心がけましょう。
- MinovaのJob Application Trackerには、転職活動の各段階で効果的なコミュニケーションをサポートするメールテンプレートが用意されています。
転職活動は大変ですが、興味のある会社や役職名が記載された新しいメールを受信すると、それまでの苦労が報われるように感じられます。しかし、嬉しさのあまり、返信について考えすぎたり（または考えなさすぎたり）してしまうかもしれません。面接の招待メールに返信する最良の方法は何でしょうか？
このガイドでは、さまざまなシナリオを想定した、メールで面接を受ける方法をご紹介します。
メールで面接を受けるための準備
多くの企業が、求職者や応募資格のある候補者にメールで連絡を取ります。採用担当者や採用マネージャーからの面接の招待を見逃したり、迷惑メールフォルダに入ってしまったりしないように注意しましょう。
そのためには、メールを削除する前に注意深く読み、採用マネージャー（または会社）の名前でメールフォルダを確認するようにしましょう。デスクトップ、モバイル、またはその両方で、メールのプッシュ通知をオンにすることを検討してください。
転職活動の多くはオンラインで行われるため、高いプロフェッショナルなメールコミュニケーションスキルが求められます。採用担当者や採用マネージャーは通常、自分のメールアドレスから面接の招待状を送信します。都合がつけば招待を受け、受領確認の返信を送り、面談を楽しみにしている旨を伝えましょう。
面接の招待メールに返信する際のポイント
面接の招待を受ける際の最適な方法は、以下の3つのPに焦点を当てることです。
- 迅速性 (Promptness)
- 礼儀正しさ (Politeness)
- プロ意識 (Professionalism)
理想としては、最初のメールから同じ日、または24時間以内に返信する必要があります。送信者の名前を正しく書き、必要な情報を提供し、適切な言葉遣いとフルネームでメールを締めくくることで、丁寧かつプロフェッショナルな対応を心がけましょう。
面接依頼への返信方法
面接の返信メールを作成する準備はできましたか？面接依頼への返信に含めるべき（および含めるべきでない）内容を以下に示します。
1. 件名はそのままにする
面接の招待メールを受信すると、送信者がすでに件名を入力しています。件名を変更したり、別のメールで返信したりしないでください。件名をそのままにしてメール内で返信することで、採用マネージャーはコミュニケーションを追跡しやすくなります。また、主導権を相手に委ねることにも繋がります。メールの件名を変更すると、ネガティブな印象を与えたり、混乱を招いたりする可能性があります。
受信する可能性のある件名の例：
- [会社名] の [役職] の面接依頼
- 求人応募に関するご連絡
- [会社名] との面接の可否について
件名はそのままにして、返信するだけで十分です。
応募書類を送る場合は、話が別です。効果的な求人応募メールの件名を作成するようにしましょう。
2. 返信の宛先を送信者にする
面接の依頼メールは、良い第一印象を与えるチャンスです。メールの冒頭は、「様」や「殿」を用いて、送信者に正式に宛てましょう。性別が不明な場合や、決めつけたくない場合は、相手のフルネームを使用します。誰がメールを送信したか、どのように署名しているかを確認しましょう。
スペルミスを避けるために、相手の姓をコピーして貼り付け、自動修正やスペルミスを防ぐために書式を削除します。
面接を受ける際のメールの書き出しの例：
[様/殿 姓] または [名 姓]
3. ポジションへの意欲を示す
面接の機会に対する意欲を示しましょう。多くの求職者と競争していることを忘れないでください。あなたは次のステップに進みました！ここで一番避けたいのは、興味がないように聞こえることです。熱意は役に立ちますが、プロフェッショナルな口調を保ちましょう。絵文字や感嘆符を過度に使用することは避けましょう。
熱意のレベルに応じた、面接を受けるためのメールテンプレート：
低：
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。興味があり、面接可能です。詳細をお伺いできるのを楽しみにしています。
中：
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。このポジションについてさらに詳しくお話できること、そして会社についてもっと知ることができることを楽しみにしています。
高：
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。この役割について、そして私のスキルがどのように貢献できるかを詳しく知りたいと思っています。
4. 都合の良い日時を伝える
面接の依頼は最初のステップです。次に、全員にとって都合の良い時間を見つける必要があります。返信する際に、都合の良い日時を伝えましょう。複数の日時またはスケジュール調整リンクを記載するのが最善です。
面接可能な日時を伝えるメールの返信例：
5月20日（月）午前9時から午後12時（東部時間）、または午後3時から午後5時（東部時間）、および5月21日（火）午後12時から午後2時（東部時間）に面接可能です。都合の良い時間があればお知らせください。
または
面接可能な日時については、こちらのスケジュール調整リンク [リンク] から都合の良い時間をご予約ください。この機会についてさらに詳しくお話できることを楽しみにしています。
5. 必要な連絡先情報を共有する
企業があなたの連絡先情報を持っている可能性が高い場合でも、電話番号やメールアドレスなど、関連するすべての連絡先情報を提供しましょう。
メールアドレスとメール署名の連絡先情報が最新で、プロフェッショナルなものであることを確認してください。（不適切、ばかげた、または紛らわしいアドレスは避けてください。メールアドレスがまだ「[email protected]」のようなものである場合は、「[email protected]」のような新しいプロフェッショナルなメールアドレスを作成してください。）
メール署名は、あなたの名前、敬称、メールアドレス、LinkedInのプロフィールリンクを記載するだけで十分です。必要に応じて、電話番号を含めることもできます。
メール本文に記載する場合：
ご連絡が必要な場合は、電話番号は [電話番号]、メールアドレスは [email protected] です。
メール署名に記載する場合：
フルネーム（敬称）
[電話番号]
6. 面接官の詳細を確認する
返信する前に、面接官から提供された詳細を確認してください。必要な情報はすべて揃っていますか？誰と面会するのか、役職は何なのかを知っていますか？
多くの求人に応募している場合、その役職を覚えていますか？
求人情報を保存している場合は、メールを読んだことを示すために、返信でキーワードを繰り返すことができます。
詳細をお送りいただきありがとうございます！[役職] の [氏名] 様と、[役職] の [氏名] 様とお話できるのを楽しみにしています。[分野] に情熱を持っており、[役職] に非常に興味があります。
7. 質問をする
面接官がすべての詳細を提供していない場合、またはより詳しい情報が必要な場合は、質問をしましょう。誰と面会するのか、基本的な面接プロセスを確認します。採用担当者または採用マネージャーが対面での面接を希望する場合は、オフィスの正しい住所を確認してください。
企業がオンライン面接（ビデオまたは電話）を希望する場合は、事前にソフトウェアをインストールできるように、どのソフトウェアを使用するかを確認してください。
他に質問がある場合や、準備のために知っておくべきことがあれば尋ねましょう。
面接の招待に対する返信メールでの質問の例：
詳細をお送りいただきありがとうございます。この役職についてさらに詳しくお話できることを楽しみにしています。他に誰が面接に参加するのか教えていただけますか？面接プロセスと何が予想されるかについて情報があれば、お知らせください。
8. 日時とプラットフォームを確認する
営業時間内に面接の日時を確認します。企業があなたの都合の良い日時を尋ねる場合は、スケジュールが重複しないようにいくつかの選択肢を提案してください。
面接確認メールの例：
確認のため、面接は5月20日（月）午前10時（東部時間）にZoom/[住所]/[その他のプラットフォーム] で行われます。その際にお話できるのを楽しみにしています！
9. オンライン面接の場合は明確化して確認する
最初にオンライン面接を行う場合があります。多くのプラットフォームがあり、音声のみまたはビデオのオプションがあります。プラットフォームとビデオの要件を理解していることを確認してください。
面接確認メールの例：
5月20日（月）午前10時（東部時間）のオンライン面接を確認します。Zoom、Microsoft Teams、またはGoogle Meet のいずれで行われるか教えていただけますか？ビデオまたは音声のみですか？都合の良いときにお知らせください。どうもありがとうございます。お話できるのを楽しみにしています。
Minovaは、Job Tracker内でメールテンプレートを提供し、適切なことを適切な方法で伝えるのに役立ちます。
面接を受けるメールのテンプレートと例
さまざまな状況で面接の招待を受けるためのメールのサンプルを以下に示します。
メールで面接を受ける方法
面接コーディネーターまたは採用マネージャーから連絡がある場合があります。
面接コーディネーターへの返信方法：
[面接コーディネーター/姓] 様
ご連絡いただきありがとうございます。面接のスケジュール調整にご協力いただきありがとうございます。[会社名] の [役職] に興味があり、次の日時で面接可能です。チームにとって最適な時間に合わせて調整することも可能です。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
採用プロセス、面接官、面接場所について情報があればお知らせください。
設定していただきありがとうございます。面接を楽しみにしています！
敬具
[フルネーム]
採用マネージャーへの返信方法：
[採用マネージャー/姓] 様
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。お話できること、そして役職と会社について詳しくお聞きできることを楽しみにしています。
次の日時で面接可能です。チームにとって最適な時間に合わせて調整することも可能です。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
面接の準備のために、採用プロセス、面接官、面接場所について詳しく教えていただけますか？
念のため、履歴書（および必要に応じて職務経歴書）のコピーを添付しました。設定していただきありがとうございます。面接を楽しみにしています！
敬具
[フルネーム]
電話面接をメールで受ける方法
企業が電話面接を予定している場合は、次のメールテンプレートを使用してください。
[姓] 様
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。この役職に興味があり、次の時間に電話面接が可能です。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
都合の良い時間をお知らせください。面接の際、私に連絡するのに最適な番号は [電話番号] です。ありがとうございます。お話できるのを楽しみにしています。
敬具
フルネーム
電話面接のヒント
電話では、変数が増え、相手のボディーランゲージを読むことができません。そのため、適切な環境を作り、声で熱意と自信を示すことが重要です。電話面接のヒントとベストプラクティスをいくつかご紹介します。
- 静かな場所を選ぶ
- 受信状態が良いことを確認する
- 充電済みの電話を用意する
- 丁寧で明るい口調で電話に出る
- 潜在的な面接日を記録し、メモを取るためのペンと紙、またはデジタルカレンダーを用意する
面接を依頼してくる企業と電話で話す際は、興奮を伝え、詳細を確認することで対応できます。
紙またはコンピューターでメモを取ることができます。また、Minovaのメモ機能を使用すると、考えを自動的に保存し、Job Application Trackerのその役職に添付できます。求人情報の横に表示されるため、必要なキーワードをすべて簡単に分析できます。必要な編集や追加を行い、変更は自動的に保存されます。
対面での面接をメールで受ける方法
対面での面接の依頼を受ける場合があります。次のメールテンプレートを使用してください。
[姓] 様
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。この役職に興味があり、直接お会いしてこの機会についてお話したいと考えています。次の日時で都合がつきます。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
都合の良い時間をお知らせいただくか、他に都合の良い時間があればお知らせください。確認ですが、面接は [会社の住所] で行われますか？正しい住所と、面接で誰にお会いするのかお知らせください。この機会についてご連絡いただきありがとうございます。面接を楽しみにしています。
敬具
フルネーム
LinkedIn経由で面接依頼を受ける方法
採用担当者または採用マネージャーがLinkedIn経由で連絡を取ってきた場合は、LinkedInでコミュニケーションを続けるか、メールアドレスを伝えることができます。この場合、メールではなく、LinkedInのメッセージを送信する可能性があります。
[依頼を送信した人の姓] 様
[会社名] の [役職] の面接についてご連絡いただきありがとうございます。興味があり、次の日時で都合がつきます。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
都合の良い時間を確認してください。都合の良いときに、面接場所と面接官をお知らせください。[メールアドレス] でもご連絡いただけます。
敬具
フルネーム
面接依頼への対応は時間がかかる場合があります。Minovaは、コピーアンドペーストのメッセージングテンプレートを内蔵したガイダンスを提供し、メールまたはLinkedIn経由で簡単に面接を受けることができます。
面接のスケジュールを変更する方法
状況によっては、変更をリクエストする条件付きの面接承諾メールを送信する必要があります。病気やスケジュールの都合で面接のスケジュールを変更する必要がある場合は、できるだけ早く企業に連絡してください。ご迷惑をおかけすることをお詫びし、他の日時を迅速に提案してください。あいまいな理由を含めるか、差し支えなければ理由を共有することもできます。
スケジュール変更のあいまいな例：
[姓] 様
お元気でお過ごしでしょうか。[会社名] の [役職] の面接を楽しみにしています。残念ながら、緊急の用件があり、面接のスケジュールを変更する必要があります。後日に面接を行うことは可能でしょうか？次の日時で都合がつきます。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、より良い時間を見つけられることを願っています。ご理解とご協力に感謝いたします。
敬具
フルネーム
面接のスケジュール変更メールの返信例：
[姓] 様
お元気でお過ごしでしょうか。[会社名] の [役職] の面接を楽しみにしています。残念ながら、[病気になった、交通事故に遭った、家族の緊急事態に対処しなければならなかった] ため、面接のスケジュールを変更する必要があります。後日に面接を行うことは可能でしょうか？次の日時で都合がつきます。
曜日、日付、面接時間 - オプション1
曜日、日付、面接時間 - オプション2
曜日、日付、面接時間 - オプション3
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、より良い時間を見つけられることを願っています。ご理解とご協力に感謝いたします。
敬具
フルネーム
面接を辞退する方法
面接を受けたくない場合はどうすればよいでしょうか？もう興味がないか、もっと良いものを見つけたのかもしれません。それでも返信は必要ですし、失礼な返信は絶対に避けましょう。いつか新しい仕事が必要になる可能性があり、選択肢を広げておきたいと思うでしょう。メールで面接を辞退する方法を以下に示します。
[姓] 様
[会社名] の [役職] についてご連絡いただきありがとうございます。面接にご興味をお持ちいただきありがとうございます。しかし、[他の選択肢を追求しているか、方向転換している] ため、今回は辞退させていただきます。もし私が適任だと思われる役職があれば、遠慮なくご連絡ください。
お時間とご興味をお持ちいただきありがとうございます。この役職に最適な候補者を見つけられることを願っています。
敬具
フルネーム
すでに面接を受けている場合は、辞退する前に返信を待ちましょう。
面接を受ける際に避けるべき間違い
面接の招待状への返信は難しい場合があります。熱心で必死に見えることなく、熱意とプロ意識を示したいものです。企業を無視することは避けましょう。
避けるべき間違いをいくつかご紹介します。
- 返信が遅すぎる（48時間後）。
- タイプミスやくだけた言葉遣いをする（Grammarlyを使ってエラーをチェックする）。常にプロフェッショナルな口調を維持し、校正する。
- 面接の選択肢を1つしか提示しない—スケジュールの重複を避けるためには、複数の選択肢を用意する方が良い。
- 準備不足—質問を用意し、カレンダーを近くに置いておく。
面接を受けた後にすべきこと
スケジュールの調整が完了し、詳細が確定したら、興味を示し、面接を楽しみにしていることを伝え、採用担当者または採用マネージャーに時間を割いてくれたことに感謝しましょう。
企業と面接官について調査し、難しい質問への回答を練習して、面接の準備をしましょう。
転職活動でメールテンプレートを活用する方法
面接の依頼を受けることは、興奮と不安が入り混じるかもしれません。キャリアを変える可能性のある新しい役職に一歩近づいたことになります。
Minovaは、Job Tracker内に感謝状とフォローアップメールのテンプレートを提供しています。
よくある質問
面接のメールに返信するのに、もっと時間をもらっても構いませんか？
24〜48時間以内に返信しましょう。もっと時間が必要な場合は、辞退したいと思っていて、これがより簡単だと感じているかどうかを検討してください。面接を受けることは、その仕事に就くことを約束することではありません。ただし、それが夢の仕事ではない役割のために高額な旅行を伴う場合、それだけの価値がない可能性があります。
面接時間を交渉したり、別の日を依頼したりするのは適切ですか？
都合が悪い場合は、別の日時をリクエストできます。丁寧に代替案を提示してください。柔軟に対応し、企業のスケジュールを理解し、企業のニーズに対応する意思を持ちましょう。
面接承諾メールや電話での会話はどのように締めくくるべきですか？
この機会に対する感謝の気持ちと、自分がどのように貢献できるかについて話し合うことを楽しみにしていることを改めて伝えてください。連絡先情報を再度伝え、「敬具」または「よろしくお願いします」で締めくくり、その後にフルネームを記載します。
面接のメールにはどのくらい待ってから返信すべきですか？
24時間以内に返信しましょう。数分または1時間以内に返信しても問題ありません。
面接の機会をいただいたことに対する「感謝のメール」は必ず送るべきですか？
面接後に感謝のメールを送ることは良い習慣です。その仕事に就きたい場合は、感謝の気持ちを示し、相手の記憶に残るようにします。そうでない場合でも、丁寧でプロフェッショナルな対応です。
