内定辞退メールの書き方：例文と伝え方のポイント

内定辞退メールの書き方

内定辞退メールでは、まず内定への感謝を伝え、辞退する意思を明確に書き、必要であれば簡潔な理由を添えます。長い説明は不要です。大切なのは、決断が固まったら早めに、失礼のない言葉で、誤解なく伝えることです。

基本の構成は次の4つです。

• 感謝を伝える： 内定と選考にかけてもらった時間へのお礼を書く。
• 辞退の意思を明確にする： 「辞退いたします」とはっきり伝える。
• 理由を短く添える： 方向性、条件、時期、他社内定などを簡潔に書く。
• 丁寧に締める： 今後の発展や採用活動の成功を願う言葉で終える。

いつ送るべきか

辞退の意思が固まったら、できるだけ早く送りましょう。条件を確認したり、他社選考と比較したりする時間は必要です。ただし、決めた後に連絡を遅らせると、企業側の採用計画にも影響します。

まだ判断に時間が必要な場合は、辞退メールではなく、期限延長を丁寧に依頼します。

件名：Re: [職種名] 内定のご連絡

Carol様

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
現在、条件を慎重に確認しております。恐れ入りますが、[日付]までに正式にご回答させていただくことは可能でしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

Lindsay

書くべきこと、避けるべきこと

選考過程に不満があった場合でも、メールでは感情的な表現を避けます。正直さは必要ですが、細かな不満まで書く必要はありません。

使いやすい表現：

• 「慎重に検討した結果、今回は辞退させていただくことにいたしました。」
• 「別の機会が現在のキャリア目標により合っていると判断いたしました。」
• 「現時点では、私の志向と職務内容が十分に一致しないと感じております。」
• 「貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。」

避けたい表現：

• 「面接の進め方に納得できませんでした。」
• 「給与が低すぎます。」
• 「他に良い会社がなければ考えます。」
• 交渉する意思がないのに「他社条件を上回れますか」と書くこと。

例文1：短く丁寧に辞退するメール

詳しい理由を伝えず、簡潔に辞退したい場合に使えます。

件名：Re: [職種名] 内定のご連絡

Carol様

この度は[職種名]の内定をいただき、誠にありがとうございます。
また、選考を通じて貴重なお時間をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

慎重に検討した結果、今回は内定を辞退させていただくことにいたしました。
貴社について深く知る機会をいただき、大変ありがたく存じます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

Lindsay

例文2：他社の内定を承諾した場合

他社のオファーを受けたことを簡潔に伝えたい場合の例文です。

件名：Re: [職種名] 内定のご連絡

Carol様

この度は[職種名]の内定をいただき、誠にありがとうございます。
選考を通じて、貴社の事業やチームについて詳しく知ることができ、大変感謝しております。

慎重に検討した結果、現在のキャリア目標により合う別の機会を受けることにいたしました。
そのため、誠に恐縮ではございますが、今回の内定は辞退させていただきます。

貴重な機会をいただき、ありがとうございました。

Lindsay

例文3：職務内容や条件が合わない場合

会社には好印象を持ったものの、業務内容、勤務形態、通勤、条件などが合わない場合に使えます。

件名：Re: [職種名] 内定のご連絡

Carol様

この度は[職種名]の内定をいただき、誠にありがとうございます。
面接では、チームの取り組みについて詳しく伺うことができ、大変勉強になりました。

条件や職務内容を改めて検討した結果、現時点では私の目標と十分に一致しないと判断いたしました。
つきましては、今回の内定を辞退させていただきます。

ご検討いただきましたこと、心より感謝申し上げます。

Lindsay

例文4：将来の機会には関心がある場合

今回の職種は辞退するものの、会社との関係を残したい場合の例文です。

件名：Re: [職種名] 内定のご連絡

Carol様

この度は[職種名]の内定をいただき、誠にありがとうございます。
選考を通じてお話しする中で、貴社のチームに大変良い印象を持ちました。

慎重に検討した結果、今回の職務は現時点の私の希望とは少し異なるため、辞退させていただくことにいたしました。
一方で、今後[分野・職種・レベル]により近い機会がありましたら、ぜひ改めてご検討いただけますと幸いです。

この度は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

Lindsay

電話とメール、どちらがよいか

一般的な選考であれば、メールで十分です。役員面接まで進んだ場合、担当者と密にやり取りした場合、条件交渉を重ねた場合は、電話で伝えるほうが丁寧なこともあります。その場合も、後から短いメールを送り、辞退の意思を記録として残しましょう。

求職活動を整理しておく

内定辞退を考えるときは、複数の選考状況、回答期限、条件、履歴書のバージョンを同時に見比べることが多くなります。応募管理をしておくと、判断がしやすくなります。Minovaでは、求人ごとの状況管理、職種に合わせた履歴書調整、応募情報の整理を一か所で進められます。

よくある質問

内定辞退メールに理由は必要ですか？

必須ではありません。書く場合も、詳しく説明しすぎず、方向性、条件、時期、他社内定などを簡潔に伝えれば十分です。

内定辞退メールはいつ送るべきですか？

辞退の意思が固まった時点で早めに送りましょう。回答期限がある場合は必ず期限内に返信します。期限がない場合でも、数営業日以内の連絡が望ましいです。

内定承諾後に辞退できますか？

可能ではありますが、より慎重な対応が必要です。すぐに連絡し、変更になったことをお詫びし、理由は簡潔に伝えます。承諾は、入社意思が固まってから行いましょう。

辞退すると将来その会社に応募しにくくなりますか？

丁寧に対応すれば、必ずしも不利になるとは限りません。無視したり、連絡を遅らせたり、合わないと分かっているのに承諾したりするより、誠実な辞退のほうが信頼を保ちやすいです。