不採用通知メールへの返信方法：例文とフィードバック依頼のコツ
Milad Bonakdar
著者
不採用通知に短く丁寧に返信し、必要に応じて改善につながるフィードバックを依頼するための例文と注意点を紹介します。
不採用通知メールへの返信方法
不採用通知には、短く丁寧に返信するのが基本です。お礼を伝え、決定を尊重し、面接まで進んだ場合は今後に生かせるフィードバックを一つだけ依頼します。目的は選考結果を覆すことではありません。良い印象を残し、学べる点を得て、将来の機会につなげることです。
送信元が no-reply の自動メールだったり、書類選考の一斉通知だったりする場合は、返信しなくても問題ありません。採用担当者とやり取りした場合や面接を受けた場合は、24〜48時間以内を目安に返信すると自然です。
返信に入れる内容
良い返信には、次の4つを入れます。
- 連絡と選考に時間を使ってくれたことへのお礼
- 決定を受け止める一文
- 本当に関心がある場合だけ、今後の機会への関心
- 面接後であれば、具体的なフィードバック依頼を一つ
落ち着いたトーンを保ちましょう。残念な気持ちは自然ですが、相手に説明や謝罪を求める内容にしないことが大切です。
書類選考後の返信例
件名：選考結果のご連絡ありがとうございます
[名前] 様
[職種] の選考結果をご連絡いただき、ありがとうございます。応募書類をご確認いただいたことに感謝いたします。
今後も [会社名] に関心を持っておりますので、[スキルまたは分野] の経験が生かせる募集がありましたら、ぜひご検討いただけますと幸いです。
このたびはお時間をいただき、ありがとうございました。
[あなたの名前]
この段階では、詳細なフィードバックを求めないほうが自然です。採用側も履歴書や職務経歴書以外の情報を持っていないことが多いためです。
面接後の返信例
件名：面接の機会をいただきありがとうございました
[名前] 様
選考結果をご連絡いただき、ありがとうございます。[会社名] と [職種] について詳しく伺う機会をいただき、感謝しております。
次の選考に進めなかったことは残念ですが、貴社のご判断を尊重いたします。
もし可能でしたら、同様の職種に向けて私が強化すべき点を一つでもご共有いただけますと幸いです。
改めまして、お時間をいただきありがとうございました。
[あなたの名前]
依頼は短く、答えやすい形にします。採用された候補者との比較や詳しい選考理由を求める必要はありません。
最終面接後の返信例
件名：ありがとうございました
[名前] 様
ご連絡ありがとうございます。[職種] の選考を通じて、皆さまにお時間をいただいたことに感謝しております。
特に [チーム、プロダクト、ミッション、課題] に強く関心を持ちました。今後、私の [関連する強み] の経験が合う機会がありましたら、ご検討いただけますと幸いです。
可能でしたら、面接や経験面について今後に生かせるフィードバックを一つか二ついただけますと大変ありがたいです。
改めまして、ありがとうございました。
[あなたの名前]
最終面接後は、相手があなたの経験や話し方、考え方を把握しているため、具体的なフィードバックを得られる可能性があります。
防御的に見えないフィードバック依頼
理由の追及ではなく、改善の相談として聞きます。例えば次のような聞き方です。
- 同様の職種に向けて、特に強化すべきスキルや経験はありますか。
- 私の経歴の伝え方で分かりにくい点はありましたか。
- 次の面接に向けて優先的に改善すべき点はありますか。
「なぜ不採用だったのですか」「採用された人と何が違いましたか」といった聞き方は避けましょう。相手が答えにくくなります。
書かないほうがよいこと
返信には、次の内容を入れないようにします。
- 自分が採用されるべき理由の長い説明
- 選考プロセスや結果への不満
- 採用者との比較を求める質問
- 他部署への紹介を強く求める内容
- 複数の細かい質問
返信が来ないこともあります。その場合は追いかけすぎず、次の応募に集中しましょう。
返信後にすること
応募した職種、会社名、受け取ったフィードバックを記録します。弱点が見えたら、職務経歴書の実績表現を直す、面接で使う具体例を準備する、答えにくかった質問を練習するなど、次の行動に変えます。
他の候補者の経験がより直接的だった場合は、求人票と職務経歴書を比べてみましょう。足りないキーワード、伝わりにくい実績、十分に証明できていない要件が見つかることがあります。Minova を使うと、求人内容との一致度を確認し、より職種に合った表現へ改善できます。
よくある質問
不採用通知には必ず返信すべきですか。
いいえ。採用担当者とやり取りした場合や個別のメールだった場合は返信しましょう。自動送信メールなら返信不要です。
いつ返信すべきですか。
24〜48時間以内が目安です。落ち着いて、まだ記憶に残っているうちに送れます。
再考をお願いしてもよいですか。
通常は避けましょう。勤務開始日や資格について明らかな誤解があった場合だけ、簡潔に補足します。
