退職届・退職メールの書き方：テンプレート、例文、チェックリスト

退職届・退職の連絡文の書き方

退職を伝える文面は、短く、明確で、丁寧にまとめます。退職する意思、現在の職種、最終出社日、簡単なお礼、可能であれば引き継ぎへの協力を入れれば十分です。

退職理由を長く説明する必要はありません。目的は、退職の意思と日程を記録として残し、上司・人事・チームが次の準備をしやすくすることです。

書く前に確認すること

送る前に、次の3点を確認しましょう。

• 雇用契約書、就業規則、社内ルール、人事からの案内で必要な手続きを確認する。
• 最終出社日を具体的な日付で決める。
• 可能であれば、先に上司へ口頭で伝え、その後に文面で正式に残す。

「2週間前」が一般的な目安として語られることもありますが、国、雇用形態、契約、社内ルールによって適切な期間は異なります。迷う場合は、文面を簡潔にし、人事に正式な手順を確認しましょう。

入れるべき内容

基本の構成は次のとおりです。

1. 件名: 「退職のご連絡 - [氏名]」または「退職届 - [氏名]」
2. 宛名: 上司または人事担当者の名前を書く。
3. 退職の意思: 退職することを明確に伝える。
4. 最終出社日: 「2週間後」ではなく、具体的な日付を書く。
5. 短いお礼: 丁寧で自然な範囲にとどめる。
6. 引き継ぎ: 必要に応じて、資料作成や案件共有に協力することを書く。
7. 署名: 氏名と必要な連絡先で締める。

書かないほうがよいこと

不満、批判、給与交渉、脅し、長い退職理由、感情的な詳細は避けます。実務上の確認は別途行い、退職の文面は落ち着いた事実ベースにしましょう。

退職連絡のテンプレート

件名：退職のご連絡 - [氏名]

[上司名] 様

お疲れさまです。[氏名]です。

このたび、[会社名]の[職種]を退職したく、正式にご連絡いたします。最終出社日は[年 月 日]を予定しております。

在職中は多くのご指導と機会をいただき、ありがとうございました。これまでの経験に感謝しております。

最終出社日までに、[引き継ぎ資料の作成／進行中案件の共有／担当業務の整理]を進め、円滑に引き継げるよう対応いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

[氏名]

短い例文

件名：退職のご連絡 - Jordan Lee

Priya 様

お疲れさまです。Jordan Leeです。

Northline StudioのMarketing Coordinator職を退職したく、正式にご連絡いたします。最終出社日は2026年6月5日を予定しております。

これまでのご指導とチームでの経験に感謝しております。担当しているキャンペーンの引き継ぎ資料と進行状況を、最終出社日までに共有いたします。

よろしくお願いいたします。

Jordan Lee

丁寧な例文

件名：退職のご連絡 - Alex Morgan

Sam 様

お疲れさまです。Alex Morganです。

BrightPathのCustomer Success Specialist職を退職したく、正式にご連絡いたします。最終出社日は2026年6月12日を予定しております。

このチームでお客様を支援できたことに感謝しています。退職日までに、担当アカウントのメモ、未対応チケット、進行中の対応内容を整理し、引き継ぎを進めます。

これまでご支援いただき、ありがとうございました。

Alex Morgan

円満でない退職の場合

無理に前向きな表現を入れる必要はありません。ただし、文面に対立を書き残す必要もありません。次のように中立的にまとめます。

[上司名] 様

お疲れさまです。[氏名]です。

[職種]を退職したく、正式にご連絡いたします。最終出社日は[年 月 日]を予定しております。

退職日までに合意済みの引き継ぎ事項を完了し、必要な手続きについて[上司／人事／チーム]と確認いたします。

よろしくお願いいたします。

[氏名]

最終給与、福利厚生、貸与品の返却、推薦、退職面談などは、正式な窓口で別途確認するほうが安全です。

よくあるミス

• 最終日を具体的に書かず、「2週間後」とだけ書く。
• 退職の準備が整う前に文面を送ってしまう。
• 上司、給与、業務量、同僚への不満を文面に入れる。
• 実際にはできない引き継ぎ対応を約束する。
• 人事手続き、社内ポータル、指定書式の有無を確認しない。

送信前チェックリスト

送る前に、次の5点が明確か確認しましょう。

• 誰が退職するのか。
• どの職種・役割を離れるのか。
• 最終出社日はいつか。
• 誰に通知しているのか。
• どのような引き継ぎ協力をするのか。

この5点が明確なら、退職の文面として十分です。簡潔にまとめ、控えを保存し、残りの時間は業務を整理して引き継ぐことに集中しましょう。