Comment accepter une invitation à un entretien d'embauche par e-mail : Exemples et modèles

Points Clés à Retenir

• Familiarisez-vous avec les règles de bienséance pour accepter des invitations à un entretien, que ce soit par téléphone, en virtuel ou en personne, avant de répondre.
• Lorsque vous acceptez un entretien, soyez rapide, courtois et maintenez une attitude professionnelle.
• L'outil de suivi des candidatures de Minova fournit des modèles d'e-mails pour vous aider à communiquer efficacement à chaque étape de votre recherche d'emploi.

La recherche d'emploi peut être difficile, mais la réception d'un nouvel e-mail dans votre boîte de réception avec le nom d'une entreprise ou un intitulé de poste qui vous intéresse peut rendre tout cela intéressant. Dans votre excitation, vous pourriez trop (ou pas assez) réfléchir à votre réponse. Quelle est la meilleure façon de répondre à un e-mail d'invitation à un entretien d'embauche ?

Ce guide vous montrera comment accepter un entretien par e-mail, avec des exemples pour différents scénarios.

Préparation à l'acceptation d'une invitation à un entretien par e-mail

De nombreuses entreprises contactent les demandeurs d'emploi et les candidats qualifiés par e-mail. Assurez-vous qu'une invitation à un entretien d'un recruteur ou d'un responsable du recrutement ne soit pas manquée ou ne finisse pas dans votre dossier de spam.

Cela signifie lire attentivement les e-mails avant de les supprimer et vérifier vos dossiers d'e-mails pour le nom du responsable du recrutement (ou de l'entreprise). Envisagez d'activer les notifications push d'e-mails sur votre ordinateur de bureau, votre téléphone portable ou les deux.

Une grande partie de la recherche d'emploi se déroule en ligne, vous aurez donc besoin de solides compétences en communication par e-mail professionnel. Les recruteurs ou les responsables du recrutement envoient généralement des invitations à des entretiens à partir de leur adresse e-mail. Vous pouvez accepter l'invitation si vous êtes disponible et confirmer la réception, en indiquant que vous avez hâte de leur parler.

Comment accepter un e-mail d'invitation à un entretien d'embauche

La meilleure façon d'accepter un entretien d'embauche est de se concentrer sur les trois P :

• Promptitude
• Politesse
• Professionnalisme

Idéalement, vous devriez répondre le jour même ou dans les 24 heures suivant l'e-mail initial. Soyez poli et professionnel en vous adressant correctement à l'expéditeur, en fournissant les informations nécessaires et en terminant l'e-mail avec un langage approprié et votre nom complet.

Comment répondre à une demande d'entretien

Prêt à rédiger votre e-mail de réponse à l'entretien ? Voici ce qu'il faut inclure (et ne pas inclure) dans votre réponse à une demande d'entretien.

1. Conservez l'objet tel quel

Lorsque vous recevez un e-mail d'invitation à un entretien, l'expéditeur aura déjà rempli l'objet. Ne le modifiez pas et ne répondez pas dans un e-mail séparé. Conserver l'objet et répondre dans l'e-mail facilite le suivi de la communication pour les responsables du recrutement. Cela leur permet également de prendre l'initiative. La modification de l'objet de l'e-mail pourrait être perçue négativement ou entraîner une confusion.

Exemples d'objets que vous pourriez recevoir :

• Demande d'entretien pour [Poste] chez [Entreprise]
• Suivi de votre candidature
• Disponibilités pour un entretien avec [Entreprise]

Conservez l'objet tel quel et répondez simplement.

Si vous envoyez vos documents de candidature, c'est différent. Assurez-vous de créer un objet d'e-mail efficace pour votre candidature.

2. Adressez votre réponse à l'expéditeur

Un e-mail de demande d'entretien d'embauche est votre chance de faire une bonne première impression. Commencez votre e-mail formellement en vous adressant à l'expéditeur avec "Madame" ou "Monsieur". Si vous n'êtes pas sûr ou ne voulez pas présumer du genre, utilisez le nom complet de la personne. Vérifiez qui a envoyé l'e-mail et comment il a signé son nom.

Pour éviter les erreurs d'orthographe, copiez et collez leur nom de famille et supprimez tout formatage pour éviter les problèmes de correction automatique ou les erreurs d'orthographe accidentelles.

Exemple d'ouverture d'e-mail d'acceptation d'entretien :

Cher/Chère [Madame/Monsieur Nom de famille ou Prénom Nom de famille]

3. Montrez votre enthousiasme pour le poste

Montrez votre enthousiasme pour l'opportunité d'entretien. N'oubliez pas que vous êtes en concurrence avec de nombreux autres candidats. Vous avez franchi une nouvelle étape ! La dernière chose que vous voulez faire est de paraître désintéressé. L'enthousiasme aide, mais gardez un ton professionnel. Évitez d'utiliser des emojis ou des points d'exclamation de manière excessive.

Modèle d'e-mail pour accepter un entretien par niveau d'enthousiasme :

Faible :

Merci de m'avoir contacté au sujet du [poste] chez [entreprise]. Je suis intéressé(e) et disponible pour un entretien et j'ai hâte d'en savoir plus.

Moyen :

Merci de m'avoir contacté au sujet du [poste] chez [entreprise]. Je suis ravi(e) de discuter davantage de ce poste avec vous et d'en savoir plus sur l'entreprise.

Élevé :

Merci de m'avoir contacté au sujet du [poste] chez [entreprise]. Je suis impatient(e) d'en savoir plus sur le rôle et sur la façon dont mes compétences peuvent être un atout.

4. Indiquez vos disponibilités

Une demande d'entretien est la première étape. Ensuite, vous devez trouver un moment qui convienne à tout le monde. Indiquez vos disponibilités lorsque vous répondez. Il est préférable d'inclure plusieurs heures et jours ou un lien de planification.

Exemple de réponse par e-mail concernant la disponibilité pour un entretien :

Je suis disponible pour l'entretien le lundi 20 mai de 9h à 12h HE ou de 15h à 17h HE, ainsi que le mardi 21 mai de 12h à 14h HE. Faites-moi savoir s'il y a une heure qui vous convient.

ou

En ce qui concerne ma disponibilité pour l'entretien, vous pouvez réserver un créneau qui vous convient en utilisant mon lien de planification [lien]. J'ai hâte de discuter davantage de cette opportunité.

5. Partagez les coordonnées nécessaires

Même si l'employeur a probablement vos coordonnées, fournissez toutes les informations de contact pertinentes, y compris votre numéro de téléphone et votre e-mail.

Assurez-vous que votre adresse e-mail et vos coordonnées dans votre signature d'e-mail sont actuelles et professionnelles. (Évitez les adresses inappropriées, stupides ou déroutantes. Si votre adresse e-mail est toujours quelque chose comme "[email protected]", créez une nouvelle adresse e-mail professionnelle comme "[email protected]".)

Votre signature d'e-mail peut être simple : votre nom, vos pronoms, votre adresse e-mail et votre lien de profil LinkedIn. Vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone si vous le souhaitez.

Dans un message électronique :

Mon numéro de téléphone est [numéro de téléphone] et mon adresse e-mail est [email protected] si vous avez besoin de me joindre.

Dans une signature d'e-mail :

Nom complet (pronoms)

[email protected]

[Numéro de téléphone]

6. Examinez les détails de l'intervieweur

Avant d'envoyer votre réponse, examinez les détails fournis par l'intervieweur. Avez-vous toutes les informations dont vous avez besoin ? Savez-vous avec qui vous allez rencontrer et leurs titres de poste ?

Si vous avez postulé à de nombreux emplois, vous souvenez-vous du rôle ?

Si vous avez enregistré la description du poste, vous pouvez réitérer les mots-clés dans votre réponse pour montrer que vous avez lu l'e-mail.

Merci d'avoir envoyé tous les détails ! J'ai hâte de discuter davantage du rôle avec [Madame], la [titre de poste] et [Monsieur], le [titre de poste]. Je suis passionné(e) par [domaine] et je suis très intéressé(e) par le [poste].

7. Posez des questions

Si l'intervieweur n'a pas fourni tous les détails ou si vous souhaitez plus d'informations, posez des questions. Confirmez avec qui vous allez rencontrer et le processus d'entretien de base. Si le recruteur ou le responsable du recrutement souhaite programmer un entretien en personne, assurez-vous d'avoir la bonne adresse du bureau.

Si l'employeur demande un entretien virtuel (vidéo ou téléphone), demandez quel logiciel il utilise afin de pouvoir l'installer à l'avance.

Demandez si vous avez d'autres questions ou si vous avez besoin de savoir autre chose pour vous préparer.

Exemple de question par e-mail en réponse à une invitation à un entretien :

Merci d'avoir envoyé les détails. J'ai hâte de discuter davantage du rôle avec vous. Pouvez-vous me faire savoir qui d'autre sera présent à l'entretien ? Si vous avez des informations sur le processus d'entretien et ce à quoi je dois m'attendre, veuillez me le faire savoir.

8. Confirmez la date, l'heure et la plateforme

Confirmez la date et l'heure de l'entretien pendant les heures de bureau. Si l'employeur vous interroge sur vos disponibilités, suggérez quelques options pour éviter les conflits d'horaire.

Exemple d'e-mail de confirmation d'entretien d'embauche :

Pour confirmer, l'entretien est prévu le lundi 20 mai à 10h HE sur Zoom/[adresse]/[autre plateforme]. J'ai hâte de vous parler à ce moment-là !

9. Confirmez un entretien virtuel avec des éclaircissements

Vous pourriez avoir un entretien virtuel en premier. Il existe de nombreuses plateformes, avec des options pour l'audio uniquement ou la vidéo. Assurez-vous de bien comprendre la plateforme et les attentes en matière de vidéo.

Exemple d'e-mail de confirmation d'entretien d'embauche :

Je confirme notre entretien virtuel le lundi 20 mai à 10h HE. Pouvez-vous me faire savoir si ce sera sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet ? Sera-ce en vidéo ou en audio uniquement ? Veuillez me le faire savoir à votre convenance. Merci beaucoup et j'ai hâte de vous parler bientôt.

Minova fournit des modèles d'e-mails dans l'outil de suivi des emplois pour vous aider à dire la bonne chose de la bonne manière.

Modèles et exemples d'e-mails d'acceptation d'entretien d'embauche

Voici des exemples d'e-mails pour accepter des invitations à des entretiens dans diverses situations.

Comment accepter un entretien d'embauche par e-mail

Vous pourriez entendre parler d'un coordinateur d'entretien ou du responsable du recrutement.

Comment répondre au coordinateur d'entretien :

Cher/Chère [coordinateur d'entretien/Monsieur Nom de famille],

Merci de me contacter et de m'aider à programmer l'entretien. Je suis intéressé(e) par le [poste] chez [entreprise] et je suis disponible aux dates et heures suivantes, mais je suis heureux(se) de m'adapter à un horaire qui convient le mieux à l'équipe :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Si vous avez des informations sur le processus d'embauche, avec qui l'entretien aura lieu et où l'entretien aura lieu, veuillez me le faire savoir.

Merci d'avoir organisé cela, et j'ai hâte de passer l'entretien avec l'entreprise !

Cordialement,

[Nom complet]

Comment répondre au responsable du recrutement :

Cher/Chère [Responsable du recrutement/Madame Nom de famille],

Merci beaucoup de me contacter au sujet du [poste] chez [entreprise]. J'ai hâte de vous parler et d'en savoir plus sur le rôle et votre entreprise.

Je suis disponible aux dates et heures suivantes, mais je suis heureux(se) de m'adapter à un horaire qui convient le mieux à votre équipe :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Pour m'aider à me préparer à l'entretien, pourriez-vous me communiquer plus d'informations sur le processus d'embauche, avec qui l'entretien aura lieu et où l'entretien aura lieu ?

Par courtoisie, j'ai joint une copie de mon CV (et de ma lettre de motivation, si nécessaire). Merci d'avoir organisé cela, et j'ai hâte de passer l'entretien avec l'entreprise !

Cordialement,

[Nom complet]

Comment accepter un entretien téléphonique par e-mail

Si l'entreprise souhaite programmer un entretien téléphonique, voici un modèle d'e-mail :

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille],

Merci de me contacter au sujet du [poste] chez [entreprise]. Je suis intéressé(e) par le rôle et je peux faire un entretien téléphonique aux heures suivantes :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Veuillez me faire savoir quelle heure vous convient. Pour l'entretien, le meilleur numéro pour me joindre est le [numéro de téléphone]. Merci et j'ai hâte de vous parler bientôt.

Cordialement,

Nom complet

Conseils pour un entretien téléphonique

Au téléphone, il y a plus de variables et vous ne pouvez pas lire le langage corporel. Il est donc essentiel de créer le bon environnement et de montrer de l'enthousiasme et de la confiance avec votre voix. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour un entretien téléphonique.

• Choisissez un endroit calme
• Assurez-vous que la réception est bonne
• Apportez un téléphone chargé
• Répondez au téléphone de manière polie et optimiste
• Ayez un stylo et du papier à portée de main, ou un calendrier numérique pour enregistrer une date d'entretien potentielle et prendre des notes

Une fois au téléphone avec l'entreprise qui demande un entretien, vous pouvez répondre en partageant votre enthousiasme et en confirmant les détails.

N'hésitez pas à prendre des notes sur une feuille de papier ou sur votre ordinateur. Vous pouvez également utiliser la fonction Notes de Minova pour enregistrer et joindre automatiquement vos réflexions à ce rôle dans votre outil de suivi des candidatures. Il apparaît à côté de la description du poste, ce qui facilite l'analyse de tous les mots-clés nécessaires. Faites les modifications et les ajouts nécessaires, et vos modifications seront enregistrées automatiquement.

Comment accepter un entretien en personne par e-mail

Vous pourriez recevoir une demande d'entretien en personne. Voici un modèle d'e-mail :

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille],

Merci de me contacter au sujet du [poste] chez [entreprise]. Je suis intéressé(e) par le rôle et j'aimerais vous rencontrer en personne pour discuter de cette opportunité avec vous. J'ai quelques disponibilités le :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Veuillez me faire savoir quelle heure vous convient ou si vous avez une autre heure en tête. Pour confirmer, l'entretien aura-t-il lieu à [adresse de l'entreprise] ? Veuillez me faire savoir l'adresse exacte et avec qui je vais rencontrer lors de l'entretien. Merci de me contacter au sujet de cette opportunité, j'ai hâte de passer l'entretien.

Cordialement,

Nom complet

Comment accepter une demande d'entretien via LinkedIn

Si un recruteur ou un responsable du recrutement vous contacte via LinkedIn, vous pouvez conserver les communications sur LinkedIn ou proposer votre adresse e-mail. Dans ce cas, vous n'enverrez peut-être pas un e-mail, mais plutôt un message LinkedIn.

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille de la personne qui envoie la demande],

Merci beaucoup de me contacter au sujet d'un entretien pour le [poste] chez [entreprise]. Je suis intéressé(e) et j'ai quelques disponibilités :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Veuillez confirmer l'heure qui vous convient le mieux. À votre convenance, veuillez me faire savoir le lieu de l'entretien et avec qui je vais rencontrer. Vous pouvez également me joindre à [adresse e-mail].

Cordialement,

Nom complet

Répondre aux demandes d'entretien peut prendre du temps. Minova fournit des conseils intégrés avec des modèles de messages à copier-coller pour accepter facilement un entretien d'embauche par e-mail ou LinkedIn.

Comment reporter un entretien

Parfois, vous devez envoyer un e-mail d'acceptation d'entretien conditionnel, demandant des modifications. Si vous devez reporter un entretien en raison d'une maladie ou d'un conflit d'horaire, contactez l'entreprise dès que possible. Excusez-vous pour les inconvénients et proposez rapidement d'autres dates et heures. Vous pouvez inclure une raison vague ou partager la raison si vous êtes à l'aise.

Exemple vague pour reporter :

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille],

J'espère que vous allez bien. Je suis enthousiaste à l'idée de l'entretien pour le [poste] chez [entreprise]. Malheureusement, j'ai une affaire urgente à régler et je dois reporter l'entretien. Serait-il possible de faire l'entretien à une date ultérieure ? J'ai quelques disponibilités le :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Je m'excuse pour les inconvénients et j'espère que nous pourrons trouver un meilleur moment. Je vous remercie de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,

Nom complet

Exemple de réponse par e-mail pour reporter un entretien :

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille],

J'espère que vous allez bien. Je suis enthousiaste à l'idée de l'entretien pour le [poste] chez [entreprise]. Malheureusement, j'ai [tombé malade, eu un accident de voiture, dû faire face à une urgence familiale] et je dois reporter l'entretien. Serait-il possible de faire l'entretien à une date ultérieure ? J'ai quelques disponibilités le :

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 1

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 2

Jour, Date, Heure de l'entretien - Option 3

Je m'excuse pour les inconvénients et j'espère que nous pourrons trouver un meilleur moment. Je vous remercie de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,

Nom complet

Comment refuser un entretien d'embauche

Que faire si vous ne voulez pas accepter un entretien ? Peut-être que vous n'êtes plus intéressé(e) ou que vous avez trouvé quelque chose de mieux. Cela nécessite toujours une réponse, et vous ne devez jamais envoyer une réponse grossière. Vous aurez probablement besoin d'un nouvel emploi à un moment donné, et vous voudrez garder vos options ouvertes. Voici comment refuser un entretien d'embauche par e-mail :

Cher/Chère [Monsieur/Madame Nom de famille],

Merci beaucoup de me contacter au sujet du poste de [poste] chez [entreprise]. Je vous remercie de votre intérêt pour un entretien. Cependant, je [poursuis d'autres options ou je change de direction], je devrai donc refuser pour le moment. N'hésitez pas à me contacter à l'avenir s'il y a un poste pour lequel vous pensez que je serais un bon candidat.

Je vous remercie de votre temps et de votre intérêt et vous souhaite bonne chance dans la recherche du bon candidat pour le rôle.

Cordialement,

Nom complet

Si vous avez déjà passé un entretien, attendez une réponse avant de refuser.

Erreurs à éviter lors de l'acceptation d'un entretien d'embauche

Répondre à une invitation à un entretien peut être délicat. Vous voulez paraître enthousiaste et professionnel sans paraître trop empressé ou désespéré. Évitez de ghoster l'employeur.

Voici quelques erreurs à éviter :

• Répondre trop tard (après 48 heures).
• Utiliser des fautes de frappe et un langage informel (utilisez Grammarly pour vérifier les erreurs). Gardez toujours un ton professionnel et relisez.
• N'offrir qu'une seule option d'entretien - plusieurs choix sont meilleurs pour éviter les conflits d'horaire.
• Être mal préparé - ayez des questions prêtes et votre calendrier à portée de main.

Que faire après avoir accepté l'entretien

Une fois la planification terminée et les détails finalisés, exprimez votre intérêt et dites que vous avez hâte de passer l'entretien, en remerciant le recruteur ou le responsable du recrutement pour son temps.

Préparez-vous à l'entretien en faisant des recherches sur l'entreprise et les intervieweurs et en vous entraînant à répondre aux questions difficiles.

Comment utiliser les modèles d'e-mails dans votre recherche d'emploi

Recevoir une demande d'entretien peut être excitant et angoissant. C'est un pas de plus vers un nouveau rôle qui pourrait changer votre carrière.

Minova fournit des modèles d'e-mails de remerciement et de suivi dans l'outil de suivi des emplois.

Questions fréquemment posées

Est-il acceptable de demander plus de temps pour répondre à un e-mail d'entretien d'embauche ?

Répondez dans les 24 à 48 heures. Si vous voulez plus de temps, demandez-vous si vous voulez refuser et si vous pensez que c'est plus facile ainsi. S'engager à un entretien ne signifie pas s'engager à l'emploi. Cependant, si cela implique un voyage coûteux pour un rôle qui n'est pas votre emploi de rêve, cela peut ne pas en valoir la peine.

Est-il approprié de négocier l'heure de l'entretien ou de demander une date différente ?

Vous pouvez demander une heure ou une date différente si vous avez un conflit. Soyez poli et fournissez des options alternatives. Soyez flexible, comprenez l'horaire de l'employeur et soyez prêt à répondre à ses besoins.

Comment dois-je terminer mon e-mail d'acceptation d'entretien ou ma conversation téléphonique ?

Réitérez votre appréciation pour l'opportunité et votre empressement à discuter de la façon dont vous pouvez contribuer. Fournissez à nouveau vos coordonnées et terminez par "Cordialement" ou "Meilleures salutations", suivi de votre nom complet.

Combien de temps dois-je attendre avant de répondre à un e-mail d'entretien d'embauche ?

Répondez dans les 24 heures. Répondre en quelques minutes ou en une heure est bien.

Dois-je toujours envoyer un e-mail de "remerciement pour l'opportunité d'entretien" ?

Envoyer un e-mail de remerciement après un entretien d'embauche est une bonne pratique. Si vous voulez l'emploi, cela montre de la gratitude et vous permet de rester en tête de liste. Si vous ne le voulez pas, c'est toujours poli et professionnel.