Как принять приглашение на собеседование по электронной почте: примеры и шаблоны

Основные выводы

• Ознакомьтесь с правилами этикета при принятии приглашений на собеседование, будь то телефонные, виртуальные или личные встречи, прежде чем отвечать.
• Принимая приглашение на собеседование, будьте оперативны, вежливы и сохраняйте профессиональный вид.
• Minova Job Application Tracker предоставляет шаблоны электронных писем, которые помогут вам эффективно общаться на каждом этапе поиска работы.

Поиск работы может быть трудным, но новое электронное письмо во входящих с названием компании или должности, в которой вы заинтересованы, может сделать все это стоящим. В волнении вы можете передумать (или недодумать) свой ответ. Как лучше всего ответить на письмо с приглашением на собеседование?

Это руководство покажет вам, как принять приглашение на собеседование по электронной почте, с примерами для различных сценариев.

Подготовка к принятию приглашения на собеседование по электронной почте

Многие компании связываются с соискателями и квалифицированными кандидатами по электронной почте. Убедитесь, что приглашение на собеседование от рекрутера или менеджера по найму не будет пропущено или не попадет в папку со спамом.

Это означает, что нужно внимательно читать электронные письма, прежде чем удалять их, и проверять папки электронной почты на наличие имени менеджера по найму (или компании). Рассмотрите возможность включения push-уведомлений по электронной почте на вашем компьютере, мобильном телефоне или и там, и там.

Большая часть поиска работы происходит в интернете, поэтому вам понадобятся хорошие навыки профессионального общения по электронной почте. Рекрутеры или менеджеры по найму обычно отправляют приглашения на собеседование со своего адреса электронной почты. Вы можете принять приглашение, если вы доступны, и подтвердить получение, сказав, что с нетерпением ждете разговора с ними.

Как принять приглашение на собеседование по электронной почте

Лучший способ принять приглашение на собеседование - сосредоточиться на трех "П":

• Оперативность
• Почтительность
• Профессионализм

В идеале, вы должны ответить в тот же день или в течение 24 часов после получения первоначального электронного письма. Будьте вежливы и профессиональны, правильно обращаясь к отправителю, предоставляя необходимую информацию и завершая электронное письмо соответствующим языком и полным именем.

Как ответить на запрос на собеседование

Готовы написать электронное письмо с ответом на собеседование? Вот что нужно (и не нужно) включать в свой ответ на запрос на собеседование.

1. Сохраните тему письма как есть

Когда вы получаете электронное письмо с приглашением на собеседование, отправитель уже заполнил тему письма. Не меняйте ее и не отвечайте в отдельном электронном письме. Сохранение темы письма и ответ в рамках электронного письма облегчает менеджерам по найму отслеживание переписки. Это также позволяет им взять на себя инициативу. Изменение темы письма может быть воспринято негативно или вызвать путаницу.

Примеры тем писем, которые вы можете получить:

• Запрос на собеседование на должность [Роль] в [Компания]
• Отслеживание вашей заявки на работу
• Доступность для собеседования с [Компания]

Сохраните тему письма как есть и просто ответьте.

Если вы отправляете свои материалы для подачи заявления, это другое дело. Убедитесь, что вы создали эффективную тему письма для своей заявки на работу.

2. Обратитесь к отправителю в своем ответе

Электронное письмо с запросом на собеседование - это ваш шанс произвести хорошее первое впечатление. Начните свое электронное письмо формально, обратившись к отправителю с "г-жа" или "г-н". Если вы не уверены или не хотите предполагать пол, используйте полное имя человека. Проверьте, кто отправил электронное письмо и как они подписали свое имя.

Чтобы избежать орфографических ошибок, скопируйте и вставьте их фамилию и удалите любое форматирование, чтобы избежать проблем с автозаменой или случайных орфографических ошибок.

Пример приветствия в электронном письме с принятием приглашения на собеседование:

Уважаемый(ая) [г-жа/г-н Фамилия или Имя Фамилия]

3. Проявите энтузиазм по поводу должности

Проявите свой энтузиазм по поводу возможности пройти собеседование. Помните, что вы конкурируете со многими другими соискателями. Вы прошли на следующий этап! Меньше всего вам нужно казаться незаинтересованным. Энтузиазм помогает, но сохраняйте профессиональный тон. Избегайте использования смайликов или чрезмерного количества восклицательных знаков.

Шаблон электронного письма для принятия приглашения на собеседование по уровню энтузиазма:

Низкий:

Спасибо, что обратились ко мне по поводу [должности] в [компании]. Я заинтересован и доступен для собеседования и с нетерпением жду возможности узнать больше.

Средний:

Спасибо, что обратились ко мне по поводу [должности] в [компании]. Я рад поговорить с вами подробнее об этой должности и узнать больше о компании.

Высокий:

Спасибо, что обратились ко мне по поводу [должности] в [компании]. Я очень хочу узнать больше о роли и о том, как мои навыки могут быть полезными.

4. Укажите свою доступность

Запрос на собеседование - это первый шаг. Далее вам нужно найти время, которое подходит всем. Укажите свою доступность при ответе. Лучше всего указать несколько раз и дней или ссылку для планирования.

Пример ответа по электронной почте о доступности для собеседования:

Я доступен для собеседования в понедельник, 20 мая, с 9:00 до 12:00 по восточному времени или с 15:00 до 17:00 по восточному времени, а также во вторник, 21 мая, с 12:00 до 14:00 по восточному времени. Дайте мне знать, если есть время, которое вам подходит.

или

Что касается моей доступности для собеседования, вы можете забронировать удобное для вас время, используя мою ссылку для планирования [ссылка]. Я с нетерпением жду возможности обсудить эту возможность подробнее.

5. Поделитесь необходимой контактной информацией

Даже если у работодателя, скорее всего, есть ваша контактная информация, предоставьте всю необходимую контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты.

Убедитесь, что ваш адрес электронной почты и контактная информация в вашей подписи к электронному письму являются актуальными и профессиональными. (Избегайте неуместных, глупых или запутанных адресов. Если ваш адрес электронной почты по-прежнему что-то вроде "[email protected]", создайте новый профессиональный адрес электронной почты, например "имя.фамилия@gmail.com".)

Ваша подпись к электронному письму может быть простой: ваше имя, местоимения, адрес электронной почты и ссылка на профиль в LinkedIn. Вы также можете указать свой номер телефона, если хотите.

В сообщении электронной почты:

Мой номер телефона [номер телефона], а мой адрес электронной почты - имя.фамилия@gmail.com, если вам нужно связаться со мной.

В подписи к электронному письму:

Полное имя (местоимения)

имя.фамилия@gmail.com

[Номер телефона]

6. Просмотрите данные интервьюера

Перед отправкой ответа просмотрите данные, предоставленные интервьюером. Есть ли у вас вся необходимая информация? Знаете ли вы, с кем будете встречаться, и их должности?

Если вы подали заявки на многие вакансии, помните ли вы роль?

Если у вас есть сохраненное описание вакансии, вы можете повторить ключевые слова в своем ответе, чтобы показать, что вы прочитали электронное письмо.

Спасибо за отправку всех деталей! Я с нетерпением жду возможности обсудить эту роль подробнее с [г-жой], [должность] и [г-ном], [должность]. Я увлечен [областью] и очень заинтересован в [роли].

7. Задавайте вопросы

Если интервьюер не предоставил все детали или вы хотите получить больше информации, спросите. Уточните, с кем вы будете встречаться, и основной процесс собеседования. Если рекрутер или менеджер по найму хочет назначить личное собеседование, убедитесь, что у вас есть правильный адрес офиса.

Если работодатель запрашивает виртуальное собеседование (видео или телефон), спросите, какое программное обеспечение они используют, чтобы вы могли установить его заранее.

Спросите, есть ли у вас какие-либо другие вопросы или нужно ли вам что-нибудь еще знать для подготовки.

Пример вопроса по электронной почте в ответ на приглашение на собеседование:

Спасибо за отправку деталей. Я рад обсудить эту роль подробнее с вами. Не могли бы вы сообщить мне, кто еще будет на собеседовании? Если у вас есть какая-либо информация о процессе собеседования и о том, чего ожидать, пожалуйста, дайте мне знать.

8. Подтвердите дату, время и платформу

Подтвердите дату и время собеседования в рабочее время. Если работодатель спрашивает о вашей доступности, предложите несколько вариантов, чтобы избежать конфликтов в расписании.

Пример электронного письма с подтверждением собеседования:

Чтобы подтвердить, собеседование назначено на понедельник, 20 мая, в 10:00 по восточному времени через Zoom/[адрес]/[другая платформа]. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами тогда!

9. Подтвердите виртуальное собеседование с уточнением

Сначала у вас может быть виртуальное собеседование. Существует множество платформ с возможностью только аудио или видео. Убедитесь, что вы понимаете платформу и ожидания видео.

Пример электронного письма с подтверждением собеседования:

Я подтверждаю наше виртуальное собеседование в понедельник, 20 мая, в 10:00 по восточному времени. Не могли бы вы сообщить мне, будет ли оно проходить через Zoom, Microsoft Teams или Google Meet? Будет ли это видео или только аудио? Пожалуйста, сообщите мне об этом, когда вам будет удобно. Большое спасибо, и я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время.

Minova предоставляет шаблоны электронных писем в Job Tracker, чтобы помочь вам сказать правильные вещи правильным образом.

Шаблоны и примеры электронных писем с принятием приглашения на собеседование

Вот примеры электронных писем для принятия приглашений на собеседование в различных ситуациях.

Как принять приглашение на собеседование по электронной почте

Вы можете получить ответ от координатора собеседования или менеджера по найму.

Как ответить координатору собеседования:

Уважаемый(ая) [координатор собеседования/г-н Фамилия],

Спасибо, что обратились ко мне и помогли запланировать собеседование. Я заинтересован в [должности] в [компании] и доступен в следующие даты и время, но рад поработать над временем, которое лучше всего подходит для команды:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Если у вас есть какая-либо информация о процессе найма, с кем будет собеседование и где оно будет проходить, пожалуйста, дайте мне знать.

Спасибо за организацию этого, и я с нетерпением жду собеседования в компании!

С уважением,

[Полное имя]

Как ответить менеджеру по найму:

Уважаемый(ая) [менеджер по найму/г-жа Фамилия],

Большое спасибо, что обратились ко мне по поводу [должности] в [компании]. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами и узнать больше о роли и вашей компании.

Я доступен в следующие даты и время, но рад поработать над временем, которое лучше всего подходит для вашей команды:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Чтобы помочь подготовиться к собеседованию, не могли бы вы поделиться дополнительной информацией о процессе найма, с кем будет собеседование и где оно будет проходить?

В качестве любезности я приложил копию своего резюме (и сопроводительное письмо, если необходимо). Спасибо за организацию этого, и я с нетерпением жду собеседования в компании!

С уважением,

[Полное имя]

Как принять телефонное собеседование по электронной почте

Если компания хочет назначить телефонное собеседование, вот шаблон электронного письма:

Уважаемый(ая) [г-н/г-жа Фамилия],

Спасибо, что обратились ко мне по поводу [должности] в [компании]. Я заинтересован в этой роли и могу пройти телефонное собеседование в следующие сроки:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Пожалуйста, сообщите мне, какое время вам подходит. Для собеседования лучший номер для связи со мной [номер телефона]. Спасибо, и я с нетерпением жду возможности поговорить в ближайшее время.

С уважением,

Полное имя

Советы по телефонному собеседованию

По телефону больше переменных, и вы не можете читать язык тела. Поэтому важно создать правильную обстановку и продемонстрировать энтузиазм и уверенность своим голосом. Вот несколько советов и лучших практик для телефонного собеседования.

• Выберите тихое место
• Убедитесь, что прием хороший
• Возьмите заряженный телефон
• Отвечайте на звонки вежливо и оптимистично
• Держите под рукой ручку и бумагу или цифровой календарь, чтобы записать возможную дату собеседования и делать заметки

После того, как вы поговорите по телефону с компанией, запрашивающей собеседование, вы можете ответить, поделившись своим восторгом и подтвердив детали.

Не стесняйтесь делать заметки на листе бумаги или на компьютере. Вы также можете использовать функцию заметок Minova, чтобы автоматически сохранять и прикреплять свои мысли к этой роли в вашем Job Application Tracker. Он появляется рядом с описанием вакансии, что позволяет легко анализировать все необходимые ключевые слова. Внесите любые необходимые изменения и дополнения, и ваши изменения будут сохранены автоматически.

Как принять личное собеседование по электронной почте

Вы можете получить запрос на личное собеседование. Вот шаблон электронного письма:

Уважаемый(ая) [г-н/г-жа Фамилия],

Спасибо, что связались со мной по поводу [должности] в [компании]. Я заинтересован в этой роли и хотел бы встретиться лично, чтобы обсудить эту возможность с вами. У меня есть некоторая доступность:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Пожалуйста, сообщите мне, какое время вам подходит или если у вас есть другое время на примете. Чтобы подтвердить, собеседование будет проходить по адресу [адрес компании]? Пожалуйста, сообщите мне правильный адрес и с кем я буду встречаться на собеседовании. Спасибо, что обратились ко мне по поводу этой возможности, я с нетерпением жду собеседования.

С уважением,

Полное имя

Как принять запрос на собеседование через LinkedIn

Если рекрутер или менеджер по найму связывается с вами через LinkedIn, вы можете продолжить общение в LinkedIn или предложить свой адрес электронной почты. В этом случае вы можете отправлять не электронное письмо, а сообщение LinkedIn.

Уважаемый(ая) [г-жа/г-н Фамилия человека, отправившего запрос],

Большое спасибо, что обратились ко мне по поводу собеседования на [должность] в [компании]. Я заинтересован и у меня есть некоторая доступность:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Пожалуйста, подтвердите, какое время вам больше подходит. Когда вам будет удобно, пожалуйста, сообщите мне место проведения собеседования и с кем я буду встречаться. Вы также можете связаться со мной по адресу [адрес электронной почты].

С уважением,

Полное имя

Ответы на запросы на собеседование могут отнимать много времени. Minova предоставляет встроенные рекомендации с шаблонами сообщений для копирования и вставки, чтобы легко принять приглашение на собеседование по электронной почте или LinkedIn.

Как перенести собеседование

Иногда вам приходится отправлять электронное письмо с условным принятием приглашения на собеседование, запрашивая изменения. Если вам нужно перенести собеседование из-за болезни или конфликта в расписании, свяжитесь с компанией как можно скорее. Принесите извинения за неудобства и быстро предложите другие даты и время. Вы можете указать расплывчатую причину или поделиться причиной, если вам удобно.

Расплывчатый пример для переноса:

Уважаемый(ая) [г-н/г-жа Фамилия],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я рад собеседованию на [должность] в [компании]. К сожалению, у меня есть срочное дело, которым нужно заняться, и мне нужно перенести собеседование. Возможно ли провести собеседование в более позднюю дату? У меня есть некоторая доступность:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Я приношу извинения за неудобства и надеюсь, что мы сможем найти лучшее время. Я ценю ваше терпение и понимание.

С уважением,

Полное имя

Пример ответа по электронной почте с переносом собеседования:

Уважаемый(ая) [г-н/г-жа Фамилия],

Надеюсь, у вас все хорошо. Я рад собеседованию на [должность] в [компании]. К сожалению, я [заболел, попал в автомобильную аварию, должен был справиться с семейной чрезвычайной ситуацией] и мне нужно перенести собеседование. Возможно ли провести собеседование в более позднюю дату? У меня есть некоторая доступность:

День, Дата, Время собеседования - Вариант 1

День, Дата, Время собеседования - Вариант 2

День, Дата, Время собеседования - Вариант 3

Я приношу извинения за неудобства и надеюсь, что мы сможем найти лучшее время. Я ценю ваше терпение и понимание.

С уважением,

Полное имя

Как отказаться от собеседования

Что делать, если вы не хотите принимать приглашение на собеседование? Может быть, вы больше не заинтересованы или нашли что-то лучше. Это все равно требует ответа, и вы никогда не должны отправлять грубый ответ. Вам, вероятно, понадобится новая работа в какой-то момент, и вы захотите оставить свои варианты открытыми. Вот как отказаться от собеседования по электронной почте:

Уважаемый(ая) [г-н/г-жа Фамилия],

Большое спасибо, что обратились ко мне по поводу должности [должность] в [компании]. Я ценю ваш интерес к собеседованию. Однако я [ищу другие варианты или меняю направление], поэтому мне придется отказаться в настоящее время. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в будущем, если есть должность, которая, по вашему мнению, мне подойдет.

Я ценю ваше время и интерес и желаю вам всего наилучшего в поиске подходящего кандидата на эту роль.

С уважением,

Полное имя

Если вы уже проходили собеседование, подождите ответа, прежде чем отказываться.

Ошибки, которых следует избегать при принятии приглашения на собеседование

Ответ на приглашение на собеседование может быть сложным. Вы хотите казаться восторженным и профессиональным, не выглядя при этом слишком нетерпеливым или отчаянным. Избегайте игнорирования работодателя.

Вот несколько ошибок, которых следует избегать:

• Ответ слишком поздно (после 48 часов).
• Использование опечаток и повседневного языка (используйте Grammarly для проверки на наличие ошибок). Всегда поддерживайте профессиональный тон и перечитывайте.
• Предложение только одного варианта собеседования - несколько вариантов лучше, чтобы избежать конфликтов в расписании.
• Быть неподготовленным - подготовьте вопросы и держите свой календарь под рукой.

Что делать после принятия собеседования

После завершения планирования и уточнения деталей выразите свою заинтересованность и скажите, что с нетерпением ждете собеседования, поблагодарив рекрутера или менеджера по найму за их время.

Подготовьтесь к собеседованию, изучив компанию и интервьюеров и потренировавшись в ответах на сложные вопросы.

Как использовать шаблоны электронных писем при поиске работы

Получение запроса на собеседование может быть захватывающим и нервным. Это на один шаг ближе к новой роли, которая может изменить вашу карьеру.

Minova предоставляет шаблоны благодарственных и последующих электронных писем в Job Tracker.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли попросить больше времени для ответа на электронное письмо с приглашением на собеседование?

Ответьте в течение 24-48 часов. Если вы хотите больше времени, подумайте, хотите ли вы отказаться и считаете ли, что это проще. Согласие на собеседование не является согласием на работу. Однако, если это означает дорогую поездку на роль, которая не является работой вашей мечты, это может того не стоить.

Уместно ли договариваться о времени собеседования или просить другую дату?

Вы можете запросить другое время или дату, если у вас есть конфликт. Будьте вежливы и предоставьте альтернативные варианты. Будьте гибкими, понимайте расписание работодателя и будьте готовы удовлетворить его потребности.

Как следует заканчивать электронное письмо с принятием приглашения на собеседование или телефонный разговор?

Повторите свою признательность за возможность и свое стремление обсудить, как вы можете внести свой вклад. Снова предоставьте свою контактную информацию и подпишитесь словами "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями", а затем своим полным именем.

Сколько времени следует ждать, прежде чем отвечать на электронное письмо с приглашением на собеседование?

Ответьте в течение 24 часов. Ответить в течение нескольких минут или часа - это нормально.

Всегда ли следует отправлять электронное письмо с благодарностью за возможность пройти собеседование?

Отправка благодарственного письма после собеседования - это хорошая практика. Если вы хотите получить эту работу, это показывает благодарность и держит вас в центре внимания. Если нет, это все равно вежливо и профессионально.