Kündigungsschreiben verfassen: Vorlage, Beispiele und Checkliste

Wie du ein Kündigungsschreiben verfasst

Ein Kündigungsschreiben sollte kurz, eindeutig und professionell sein. Schreibe, dass du kündigst, nenne deine Position, gib den letzten Arbeitstag als konkretes Datum an, bedanke dich knapp und biete eine sinnvolle Übergabe an, wenn das passt.

Das Schreiben ist nicht der richtige Ort für eine lange Begründung oder Kritik. Es soll deine Kündigung sauber dokumentieren und deinem Vorgesetzten, HR und dem Team die Planung erleichtern.

Bevor du schreibst

Prüfe vor dem Absenden drei Punkte:

• Sieh in Arbeitsvertrag, Mitarbeiterhandbuch oder Unternehmensrichtlinie nach, welche Kündigungsfrist gilt.
• Lege den genauen Kalendertag deines letzten Arbeitstags fest.
• Sprich nach Möglichkeit zuerst mit deiner Führungskraft und sende danach das Schreiben als schriftliche Bestätigung.

Zwei Wochen gelten in manchen Arbeitsmärkten als übliche Frist, sind aber nicht überall richtig. Entscheidend sind Vertrag, Land, Unternehmensregeln und deine konkrete Situation. Wenn du unsicher bist, halte das Schreiben neutral und frage HR nach dem korrekten Ablauf.

Was in das Schreiben gehört

Nutze eine einfache Struktur:

1. Betreff: "Kündigung - [Dein Name]" oder "Kündigung meines Arbeitsverhältnisses - [Dein Name]"
2. Anrede: Sprich deine Führungskraft oder HR-Ansprechperson direkt an.
3. Klare Kündigung: Schreibe eindeutig, dass du deine Position kündigst.
4. Letzter Arbeitstag: Nenne ein konkretes Datum.
5. Kurzer Dank: Bleibe ehrlich und professionell.
6. Übergabe: Biete Übergabenotizen, Projektupdates oder Einarbeitungshilfe an, falls sinnvoll.
7. Abschluss: Beende das Schreiben mit deinem Namen.

Was du weglassen solltest

Vermeide Beschwerden, Schuldzuweisungen, Gehaltsdiskussionen, Drohungen und lange Erklärungen. Organisatorische Details kannst du separat klären; das Kündigungsschreiben selbst sollte ruhig und sachlich bleiben.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Betreff: Kündigung - [Dein Name]

Sehr geehrte/r [Name],

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis als [Position] bei [Unternehmen] ordentlich zum [Tag. Monat Jahr]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Tag. Monat Jahr].

Vielen Dank für die Möglichkeiten und die Unterstützung während meiner Zeit bei [Unternehmen]. Ich schätze die Erfahrungen, die ich hier sammeln konnte.

Bis zu meinem letzten Arbeitstag unterstütze ich gern eine geordnete Übergabe, zum Beispiel durch [Übergabenotizen / Projektstatus / Einarbeitung].

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Kurzes Beispiel

Betreff: Kündigung - Jordan Lee

Sehr geehrte Frau Meier,

hiermit kündige ich meine Position als Marketing Coordinator bei Northline Studio zum 5. Juni 2026.

Vielen Dank für die Zusammenarbeit und die Entwicklungsmöglichkeiten im Team. Ich erstelle vor meinem letzten Arbeitstag Übergabenotizen zu den laufenden Kampagnen.

Mit freundlichen Grüßen
Jordan Lee

Freundlicheres Beispiel

Betreff: Kündigung - Alex Morgan

Sehr geehrter Herr Schneider,

ich kündige mein Arbeitsverhältnis als Customer Success Specialist bei BrightPath zum 12. Juni 2026.

Ich bin dankbar für die Zusammenarbeit mit dem Team und die Einblicke in die Kundenarbeit. In der verbleibenden Zeit werde ich meine Account-Notizen aktualisieren, offene Tickets dokumentieren und die Übergabe vorbereiten.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen
Alex Morgan

Wenn die Trennung schwierig ist

Du musst keine Begeisterung vortäuschen. Du solltest Konflikte aber auch nicht im Kündigungsschreiben festhalten. Eine neutrale Version reicht:

Sehr geehrte/r [Name],

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis als [Position] bei [Unternehmen] zum [Tag. Monat Jahr]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Tag. Monat Jahr].

Ich werde die vereinbarten Übergabeaufgaben vor meinem Austritt abschließen und die nächsten Schritte mit [Führungskraft/HR/Team] abstimmen.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

So bleibt die schriftliche Mitteilung sauber. Themen wie Resturlaub, Gehalt, Zeugnis, Benefits, Rückgabe von Geräten oder Exit-Gespräch klärst du besser über die zuständigen Stellen.

Häufige Fehler

• Nur "in zwei Wochen" schreiben, ohne ein genaues Datum zu nennen.
• Das Schreiben senden, bevor du wirklich bereit bist, die Kündigung auszulösen.
• Kritik an Vorgesetzten, Gehalt, Arbeitslast oder Kollegen im Schreiben ausbreiten.
• Mehr Übergabehilfe versprechen, als du realistisch leisten kannst.
• Vergessen, ob HR, ein Portal oder ein bestimmtes Formular vorgeschrieben ist.

Checkliste vor dem Absenden

Prüfe, ob dein Schreiben fünf Fragen beantwortet:

• Wer kündigt?
• Welche Position wird gekündigt?
• Was ist der letzte Arbeitstag?
• Wer erhält die Kündigung?
• Welche Übergabehilfe bietest du an?

Wenn diese Punkte klar sind, erfüllt dein Kündigungsschreiben seinen Zweck. Halte es kurz, bewahre eine Kopie auf und konzentriere dich darauf, deine Arbeit geordnet zu übergeben.