Wie man ein professionelles Kündigungsschreiben verfasst (Vorlagen & Beispiele)

Wichtige Punkte, die du beachten solltest

• Ein Kündigungsschreiben kommuniziert formell deine Entscheidung, deine aktuelle Position zu verlassen.
• Obwohl es nicht immer obligatorisch ist, trägt ein gut formuliertes Kündigungsschreiben zu einem positiven Abschied bei.
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Die Entscheidung, deinen Job zu kündigen, ist ein bedeutender Schritt, und du möchtest deine Beschäftigung professionell und würdevoll beenden.

Hier kommt ein Kündigungsschreiben ins Spiel. Es dient als offizielle Mitteilung deiner Absicht, das Unternehmen zu verlassen, und liefert gleichzeitig wichtige Details über deinen Ausstieg und die Übergangszeit.

Auch wenn der Inhalt eines Kündigungsschreibens in der Regel unkompliziert ist, kann das Verfassen eines solchen Schreibens dennoch Ängste auslösen. Dieser Leitfaden bietet einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Verfassen eines klaren und effektiven Kündigungsschreibens, behandelt häufige Bedenken und bietet Vorlagen und Beispiele, die dir dabei helfen.

Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, das deinen Arbeitgeber offiziell über deine Entscheidung informiert, dein Arbeitsverhältnis zu beenden. Es gibt in der Regel deinen letzten Arbeitstag an. Auch wenn viele Unternehmen kein Kündigungsschreiben verlangen, ist es ratsam, dein Mitarbeiterhandbuch oder deinen Vertrag zu konsultieren, um nach relevanten Richtlinien zu suchen. Selbst wenn es nicht erforderlich ist, bietet die Einreichung eines formellen Kündigungsschreibens mehrere Vorteile, wie z. B.:

• Bereitstellung einer klaren und formalen Aufzeichnung deiner Kündigung.
• Dokumentation deiner Entscheidung für HR-Zwecke.
• Klarstellung wichtiger Details wie dein letzter Tag.
• Ausdruck der Wertschätzung für die Gelegenheit.
• Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zu deinem Arbeitgeber.

Dein Kündigungsschreiben verfassen

Ein Kündigungsschreiben zu schreiben ist etwas, das die meisten Menschen nur wenige Male in ihrer Karriere tun, daher ist es verständlich, sich unsicher zu fühlen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass du dein Kündigungsschreiben erst einreichen solltest, nachdem du deinen Vorgesetzten persönlich über deine Entscheidung informiert hast, das Unternehmen zu verlassen. Das Schreiben sollte nicht die erste Benachrichtigung sein, die er erhält.

Nachdem du deinen Vorgesetzten informiert hast, kannst du das Kündigungsschreiben entweder per E-Mail oder persönlich nach deinem Gespräch übergeben.

Format des Kündigungsschreibens

Verwende das folgende Format als Leitfaden beim Schreiben deines eigenen Kündigungsschreibens:

1. Adressiere dein Schreiben: Richte dein Schreiben an deinen direkten Vorgesetzten oder Manager, da dies die Person ist, mit der du deinen Ausstieg besprechen solltest. Wenn du es per E-Mail versendest, solltest du deine Personalabteilung in CC setzen, um sicherzustellen, dass diese informiert ist und die Informationen aufzeichnen kann.

2. Betreffzeile: Verwende bei einer E-Mail eine aussagekräftige Betreffzeile. Vermeide vage Titel, verwende stattdessen etwas wie "Kündigung - [Dein Name]" oder "Formelle Kündigung - [Dein Name]".

3. Hintergrundinformationen einfügen: Wie ein formelles Schreiben sollte dein Kündigungsschreiben Folgendes enthalten:

   • Datum der Kündigung
   • Dein vollständiger Name
   • Deine Berufsbezeichnung
   • Adresse (optional)
   • Kontaktinformationen
   • Der Name deines Vorgesetzten oder HR-Vertreters
   • Firmenname
   • Firmenadresse

4. Formelle Anrede: Beginne mit einer formellen Anrede und wende dich direkt an deinen Vorgesetzten (z. B. "Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]").

5. Gib deine Kündigung klar an: Gib im ersten Absatz direkt an, dass du deine Position kündigst.

6. Nenne deinen letzten Tag: Gib das genaue Datum deines letzten Arbeitstages klar an, um Verwirrung zu vermeiden. Beachte dein Mitarbeiterhandbuch oder deinen Vertrag hinsichtlich der erforderlichen Kündigungsfrist, wobei zwei Wochen am häufigsten vorkommen.

7. Drücke deine Dankbarkeit aus: Auch wenn dir dein Job nicht gefallen hat, ist dein Kündigungsschreiben nicht der richtige Ort, um Negativität auszudrücken. Drücke stattdessen deine Dankbarkeit für alle positiven Erfahrungen aus, die du während deiner Beschäftigung gemacht hast.

8. Bewahre Professionalität: Drücke deinen Wunsch aus, in Kontakt zu bleiben, und wünsche dem Unternehmen alles Gute für die Zukunft.

9. Professionelle Verabschiedung: Verwende eine professionelle Schlussformel wie "Mit freundlichen Grüßen", "Beste Grüße" oder "Hochachtungsvoll", gefolgt von deinem vollständigen Namen und deiner Unterschrift.

10. Grund für die Kündigung (Optional): Erläutere kurz deinen Grund für das Ausscheiden, aber halte ihn allgemein und prägnant.

11. Biete Hilfe an (Optional): Du kannst anbieten, beim Übergangsprozess zu helfen, z. B. bei der Einarbeitung eines Nachfolgers.

12. Zustellmethode: Entscheide, ob du dein Schreiben persönlich oder per E-Mail zustellen möchtest. Während E-Mail bequem ist, ist die persönliche Zustellung oft persönlicher.

Vorlage für ein Kündigungsschreiben

Hier ist eine Vorlage, die die oben genannten Elemente enthält:

[Dein Name]
[Deine Berufsbezeichnung]
[Kontaktinformationen]
[Datum]

[Name des Vorgesetzten]
[Titel des Vorgesetzten]
[Firmenname]
[Firmenadresse]

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

hiermit teile ich Ihnen formell meine Kündigung meiner Position als [Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] mit, die ab dem [Dein letzter Tag] wirksam wird.

[Optional: Gib kurz deinen Grund für die Kündigung an.]

Ich bin dankbar für die Möglichkeiten, die ich während meiner Zeit bei [Firmenname] hatte. Ich habe viel gelernt und die Zusammenarbeit mit dem Team genossen.

[Optional: Biete Hilfe beim Übergang an.]

Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Ich wünsche dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg in der Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]

Beispiele für Kündigungsschreiben

Die folgenden Beispiele sollen dir beim Schreiben deines eigenen Schreibens helfen.

Beispiel für ein formelles Kündigungsschreiben: Ein professionelles und prägnantes Beispiel, das freundlich, aber unkompliziert ist.

Beispiel für ein einfaches Kündigungsschreiben: Ein kurzes und bündiges Beispiel für diejenigen, die Kürze bevorzugen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Beachte Folgendes, wenn du dein Kündigungsschreiben verfasst:

• Timing: Reiche dein Schreiben nicht ein, bevor du mit deinem Vorgesetzten gesprochen hast.
• Entschuldigungen: Vermeide es, dich für dein Ausscheiden zu entschuldigen.
• Übermäßige Details: Halte das Schreiben kurz und vermeide lange Erklärungen.
• Mangelnde Klarheit: Stelle sicher, dass alle wesentlichen Details enthalten sind.
• Informalität: Bewahre einen professionellen Ton.

Abschließende Gedanken

Dein Kündigungsschreiben ist eine formelle Mitteilung und ein bleibender Eindruck. Nutze diesen Leitfaden, um ein Schreiben zu erstellen, das sowohl informativ als auch wertschätzend ist und gleichzeitig professionelle Beziehungen aufrechterhält.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibt man ein einfaches Kündigungsschreiben?

Ein einfaches Kündigungsschreiben sollte deine Kontaktinformationen und die des Unternehmens, eine klare Kündigungserklärung, deinen letzten Arbeitstag und eine Dankesnote enthalten.

Was ist ein Beispiel für ein gutes Kündigungsschreiben?

Ein gutes Kündigungsschreiben ist kurz, direkt und verwendet einen professionellen und wertschätzenden Ton.

Wie schreibt man eine gute Kündigungsmitteilung?

Beginne mit einer professionellen Anrede, gib deine Kündigung klar an, nenne deinen letzten Tag, drücke deine Dankbarkeit aus und gib optional einen kurzen Grund für dein Ausscheiden an und biete Hilfe beim Übergang an.

Wie viel Vorlaufzeit solltest du vor deinem letzten Tag geben, wenn du einen Job kündigst?

Zwei Wochen sind Standard, aber überprüfe deinen Arbeitsvertrag oder dein Handbuch auf spezifische Anforderungen.